質が良く効率の良い会議を行う3つのヒント

不定期ですが、私からは働き方や社会人としての役立つヒントをお届けします。

突然ですが、みなさん「質の良い会議」出来てますか？「効率の良い会議」出来てますか？
そもそも「良い会議」って何でしょう？

今日は「良い会議」にするためのヒントを3つご紹介いたします。

■ヒントその1：アジェンダの共有

まずはアジェンダ（議題）を用意します。

え？会議するんだから議題があるのは当然だろって？

会議を行うので、当然「話し合う議題」はあるはずです。
では、「話し合う議題」を用意していても参加メンバー「全員」と共有出来ていますか？

議題は会議が目指すべきゴールです。
ゴールが不明瞭では、会議の意思決定能力も弱まり、せっかく集まったのに
何も決まらず持ち越しになりかねません。

まずは会議を行う前に「アジェンダの共有」を行う事を意識しましょう。

■ヒントその2：ファシリテーターを用意する

では、会議を始めましょう！！

…ちょっと待って！！いきなり会議を始めても良い結果は産まれません。

会議を行う前に「ファシリテーター」を用意しましょう。

※ファシリテーターとは

Facilitation(会議、ミーティングにおいて発言や議事進行を促す行為)を行う人の総称をいいます。

ファシリテーターを用意せずに会議を行うと、力関係が上のメンバーや議事を持ち込んだメンバー等が

主導権を握ってしまい、「会議」ではなく単なる「情報共有」に陥りがちになり、せっかく集まったメンバーからの有益な情報を得られない可能性が高くなります。

公平中立な立場のファシリテーターを用意する事で、以下の様なメリットが生まれます。

• 参加メンバー全員から意見を引き出せる
• 全員が納得のある結論を目指しやすい
• アジェンダを意識し、的外れな意見や脱線を防ぐ

 

■ヒントその3：結末は「コンセンサス」を目指す

アジェンダ・ファシリテーターを用意したら、いよいよ会議を始めます。

なお、会議の結末は主に4つに分かれます。

◎	完全なる合意	全員の意見・思惑がすべて一致する結末
○	コンセンサス （consensus）	「複数の人による合意」と訳され全員が意見出し、全員が納得する結末
△	命令	トップダウンで指揮命令が下る結末
×	離散	何も決まらず解散する結末

 

会議を開く際「完全なる合意」を目標に目指してしまいがち（特に日本人はその傾向が強い様な…）ですが、様々な背景のメンバーが複数集まる以上は
全員の意見・思惑が完全に一致する事はむしろ奇跡に近いくらい稀な事です。

「完全なる合意」を目指すと不必要に時間だけがかかってしまい、業を煮やした意思決定者が「命令」もしくは
「離散」を下す結末が待っています。

 

以上が、質が良く効率の良い会議を行う3つのヒントです。

参加したメンバー全員が「アジェンダ」を理解し、「ファシリテーター」が参加メンバー全員から意見を引き出し集約させ、みんなが納得する「コンセンサス」な結果になれる様、意識をもって会議に臨みましょう。